Lietvedības un dokumentu pārvaldības jēdziens

Lietvedība tradicionāli apzīmē dokumentu sagatavošanas, saņemšanas, reģistrēšanas, aprites, izpildes kontroles, glabāšanas un nodošanas arhīvā kopumu. Mūsdienu profesionālajā vidē arvien biežāk lieto jēdzienu dokumentu pārvaldība, jo tas aptver ne tikai papīra dokumentu apriti, bet arī elektroniskos dokumentus, datņu sistēmas, piekļuves tiesības, dokumentu dzīves ciklu un ilgtermiņa saglabāšanu. Dokumentu pārvaldības mērķis ir panākt, lai organizācija spētu ātri atrast nepieciešamo informāciju, pierādīt pieņemto lēmumu pamatu un nodrošināt dokumentu juridisko spēku visā to glabāšanas laikā.
Dokumentu pārvaldība vienlaikus ir juridiska, administratīva un organizatoriska darbība. Juridiskais aspekts saistīts ar dokumenta spēku, rekvizītiem, parakstīšanu un normatīvajām prasībām. Administratīvais aspekts nosaka, kā dokuments pārvietojas starp darbiniekiem un struktūrvienībām. Organizatoriskais aspekts ietver klasifikāciju, lietu nomenklatūru, reģistrus, glabāšanas termiņus un atbildības sadalījumu. Labi organizēta lietvedība mazina risku pazaudēt dokumentus, kavēt termiņus vai izpaust ierobežotas pieejamības informāciju.
Dokumenta dzīves ciklu var nosacīti iedalīt vairākos posmos: radīšana vai saņemšana, reģistrācija, izmantošana, izpilde, sistematizēšana, glabāšana, izvērtēšana un vai nu iznīcināšana, vai nodošana pastāvīgā glabāšanā. Katrā posmā jābūt skaidrai kārtībai un atbildīgajai personai.…