-
Elektroniskie dokumenti
| Nr. | Sadaļas nosaukums | Lpp. |
| Ievads | 3 | |
| 1. | Elektronisko dokumentu pielietojuma noteikumi | 4 |
| 2. | Elektronisko dokumentu glabāšana valsts un pašvaldību iestādēs | 5 |
| Literatūras saraksts | 6 |
2. ELEKTRONISKO DOKUMENTU GLABĀŠANA VALSTS UN PAŠVALDĪBU IESTĀDĒS
Iestāde glabā elektronisko dokumentu, lai būtu iespējama tā integri¬tātes pārbaude termiņos, kas noteikti saskaņā ar lietu nomenklatūru vai klasifikācijas shēmu.
Elektronisko dokumentu glabāšanas kārtību iestāde nosaka pirms attiecīgās informācijas sistēmas izveidošanas.
Iestāde dokumentē elektronisko dokumentu glabāšanas kārtību.
Glabāšanas apstākļus un uzturēšanas procesus plāno tā, lai aizsargātu dokumentus no neatļautas piekļūšanas, pazušanas vai iznīcināšanas.
Drošības līdzekļus, dublēšanas pasākumus un metodes dokumentiem, kas satur ierobežotas pieejamības informāciju, nosaka, ievērojot normatīvos aktus, kas regulē ierobežotas pieejamības informācijas aizsardzību.
…
Elektroniskais dokuments ir dokumenta elektroniskā forma ar papīra dokumentam līdzvērtīgu juridisko spēku. E-dokumentam ir universāls pielietojums darbību un darījumu veikšanai kā iedzīvotājiem, tā arī uzņēmējiem un valsts un pašvaldību iestādēm. E-dokuments līdzīgi kā papīra dokuments, ir izmantojams arī pierādījuma iesniegšanai kompetentām iestādēm. Elektronisko dokumentu likums (EDL) nosaka, ka valsts pārvaldes un pašvaldības pieņem e-dokumentus no fiziskām un juridiskām personām, līdz ar to ikviena rakstiski iesniedzama informācija vai pieprasījums valsts un pašvaldību iestādēm var tikt iesniegts attālināti, izmantojot e-dokumentu. E-dokuments var ietvert informācijas un izziņu pieprasījumus no iestādēm, iesniegumus atļauju, sertifikātu un licenču saņemšanai, kā arī atskaišu, pārskatu un statistikas iesniegšanu. Lai elektroniskais dokuments būtu ar juridisko spēku: • tas jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu (vai elektronisko parakstu, ja puses par e-dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā); • tam jāpievieno laika zīmogs (EDL noteiktajos gadījumos); • tam ir jābūt noformētam atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām dokumentu noformēšanas prasībām. E-dokumentu izmantošanas ieguvumi: • ērtāk - nav jāiet uz iestādi, lai aiznestu dokumentu, tā vietā tiek izmantots e-pasts; • lētāk - papīra dokumenta sagatavošanas, transporta vai pasta pakalpojumu izdevumi, kā arī iestādē pavadītais laiks būs dārgāks kā e-dokumenta sagatavošanas un nosūtīšanas izmaksas; • ātrāk - e-dokumenta nogādāšana adresātam un tā saņemšana notiek tūlītēji; • pieejamāk - nav jārēķinās ar iestāžu darba laiku, e-dokumentus iespējams iestādei nosūtīt 24h; • netiek piesārņota vide - netiek drukāti papīra dokumenti, tiek veicināta ekonomiska resursu izmantošana.
