-
Iestādes arhīva uzdevumi, arhīva fonda veidošana un saglabāšana
| Nr. | Sadaļas nosaukums | Lpp. |
| Ievads | 3 | |
| 1. | Arhīva uzdevumi un funkcijas | 5 |
| 2. | Lietu veidošana | 6 |
| 2.1. | Lietu nomenklatūra | 6 |
| 2.2. | Dokumentu vērtības ekspertīze un lietu sadalīšana pa glabāšanas termiņiem | 8 |
| 2.3. | Lietas apstrāde nodošanai arhīvā | 9 |
| 2.3.1. | Lietas noformēšana | 9 |
| 2.3.2. | Lietas nodošanas kārtība | 12 |
| 3. | Lietu aprakstu sastādīšana | 13 |
| 4. | Darbs ar arhīva lietām | 15 |
| 4.1. | Vēsturiskā izziņa | 15 |
| 4.2. | Lietu esības pārbaude | 16 |
| 4.3. | Juridiskās personas dokumentu nodošana valsts arhīvā | 17 |
| 4.4. | Dokumentu iznīcināšanas kārtība | 18 |
| Secinājumi | 20 | |
| Izmantotās literatūras saraksts | 21 | |
| Pielikumi | 22 |
Pēc dokumentu iznīcināšanas aktā izdara atzīmi, kad un kādā veidā dokumenti iznīcināti. Dokumentus var iznīcināt sadedzinot vai sasmalcinot, atsevišķos gadījumos tos var nodot arī makulatūrā. Ja dokumentus nodod makulatūrā, aktā to apzīmē. Jāmin kvīts numurs. Labāk kvīti par dokumentu nodošanu makulatūra pievienot aktam.
Ja iestādi, uzņēmumu vai organizāciju likvidē vai reorganizē, nedrīkst iznīcināt dokumentus, kuriem glabāšanas termiņš vēl nav beidzies. Turpmāko šādu dokumentu glabāšanas vietu nosaka likvidācijas komisija. Ar valsts arhīva iestādi šo jautājumu saskaņo likvidācijas komisija. [6.]
Bez Latvijas nacionālā arhīva fonda valsts uzraudzības iestāžu atļaujas aizliegts iznīcināt valsts arhīvu fondu dokumentus, sabiedrisko, kooperatīvo un konfesionālo organizāciju un citu juridisko personu arhīvu (fondu) dokumentus. Dokumentu iznīcināšanas kārtību nosaka Latvijas nacionālā arhīva fonda valsts uzraudzības iestādes. [1.]
SECINĀJUMI
1. Manuprāt, bez arhīva nevar iztikt, jo tajā saglabā daudz nozīmīgu dokumentu, kurus iespējams vēl pēc kāda laika ir nepieciešams izmantot.
2. Es uzskatu, ka iestādēm, organizācijām un uzņēmumiem ir jāsaglabā savi dokumenti, lai nerastos nekādi pārpratumi par notikušiem darījumiem un lai svešas personas netiktu klāt tiem dokumentiem, kuri ir ar konfidenciālu informāciju.
3. Dokumentu saglabāšana arhīvā nodrošina dokumentu saglabāšanu ar juridisko spēku, kā arī turpmāku dokumentu izmantošanu līdz brīdim, kad dokumentu glabāšanas termiņš beidzas.
4. Juridiskās personas arhīvā dokumenti tiek uzskaitīti, ievietoti lietās un pēc to glabāšanas termiņu beigām ar ekspertu komisijas klātbūtni sastāda aktu un iznīcina dokumentus.
…
Mūsdienās darbs ar dokumentiem jebkurā iestādē vai organizācijā ir daudzu darbinieku galvenā darba sastāvdaļa. Lietvedības speciāliste Ieva kalve savā grāmatā „Jaunās paaudzes lietvedība” raksta, ka „dokuments ir jebkurā veidā un materiālā ierakstīta informācija, ko rada, saņem un uzglabā Latvijas Republikas valsts pārvaldes institūcijas, iestādes, organizācijas vai fiziska persona”. Lietvedība ir dokumentu izstrādāšana, noformēšana un darbs ar dokumentiem, to sauc arī par dokumentu pārvaldību. Vislielāko darbu ar dokumentu veic iestādes sekretāre. Viņa rūpējas par to, lai sagatavotais dokuments tiktu parakstīts, kā arī lai tas tiktu nogādāts vajadzīgajās rokās un, protams, arī lai dokuments pēc tam nokļūtu glabāšanā. Katram cilvēkam viņa dzīves laikā krājas dažādi dokumenti, kurus viņš pats uzglabā. Arī iestādēs dokumenti sakrājas ļoti daudz, tāpēc tos nepieciešams glabāt speciālā vietā, ko sauc par juridiskās personas arhīvu. Jebkurš dokuments ar juridisko spēku, kurš ir vai nu izstrādāts vai saņemts iestādē un tajos esošā informācija jau ir izmantota var būt, ka vēlāk kādai citai iestādei varētu būt nepieciešama vēlreiz, tāpēc šādus dokumentus būtu nepieciešams saglabāt. Iestādē par dokumentu glabāšanu saskaņā ar likumu „Par arhīviem” atbildīgie ir iestādes vadītājs un citas amatpersonas. Iestādes arhīva uzdevumi, arhīva fondu veidošana un saglabāšana ir viena no būtiskākajām lietām, dokumentu dzīves laikā. Katras iestādes sekretārei ir jārūpējas par to, lai dokuments veiksmīgi nokļūtu arhīvā un arhivāram ir jārūpējas par to, lai tas tiktu saglabāts tik ilgi, cik ilgi to pieprasa dokumentu glabāšanas termiņu saraksts. Taču atbildīgs par dokumentu saglabāšanu ir iestādes vadītājs. Dokumentus nododam arhīvam tad, kad tie savu funkciju ir izpildījuši.
