Mūsdienās grāmatvedības dati tiek glabāti pārsvarā datoros, kur sākotnējā reģistrs ir datora fails. Grāmatvedībai ir jāatspoguļo uzņēmumā visas notikušās saimnieciskās darbības pilnīgi, precīzi un savlaicīgi. Ikviena grāmatvedības saimnieciskās operācijas atspoguļošana sākas ar dokumenta sastādīšanu. Par grāmatvedības dokumentu uzskata rakstveida rīkojumu veikt saimniecisku operāciju, vai arī tas ir apliecinājums, ka šāda saimnieciskā darbība ir notikusi. Grāmatvedības dokuments nodrošina: uzņēmuma operatīvu vadību; norāda amatpersonu juridisko atbildību par konkrētu saimniecisko operāciju; uzkrāj informāciju, sagrupē un saglabā; kā arī nodrošina uzskaites ierakstus grāmatvedības reģistros; nodrošina saimniecisko operāciju paškontroli, pēckontroli un revīziju1.
Pēc dokumentu pārbaudes visi pirmdokumenti ir jāgrupē pēc konkrētām saimnieciskām operācijām un jāveic dokumentu ierakstīšana grāmatvedības reģistros. Pēc ierakstu veikšanas reģistros pārskata gada dokumenti, kuri tiek sagrupēti pēc ekonomiskā satura, tiek glabāti mapēs uzņēmuma grāmatvedībā. Šī mape ir jāatzīmē ar iešūto dokumentu nosaukumu un laika periodu. Iepriekšējo gadu dokumenti tiek glabāti uzņēmuma arhīvos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā. Gada pārskatiem un to pielikumiem, kā arī galvenajai grāmatai šis glabāšanas termiņš ir 10 gadi, kas pēc tam tiek nodots Valsts arhīvos.…
