Lai labāk varētu saprast un izlasīt tekstu, to nepieciešams tehniski noformēt pārskatāmu, kā arī izkārtot loģiskā secībā. “Dokumenta tekstam jābūt iespējami īsam, lakoniskam, izteiksmei jābūt vienkāršai, skaidrai, nepārprotami uztveramai, jāvairās no liekiem informācijas atkārtojumiem. Veidojot tekstu, jāorientējas uz dokumenta saņēmēja psiholoģiju un informētības pakāpi, ievērojot pāreju no zināmā uz nezināmo. Nepārprotami jābūt pateiktai dokumenta galvenajai domai, ja nepieciešams, izmantojot teksta grafiskos izcēlumus un teksta beigās (ja teksts ir garš) atkārtojot būtiskāko.” [5.,38] Jāizvairās no nesaprotamu vārdu lietošanas, taču ja tekstā tādi jāiekļauj , tad jākonsultējas ar speciālistiem vai jāizmanto skaidrojošās vārdnīcas.
