Ikgadējo atvaļinājumu piešķir saskaņā ar atvaļinājuma grafiku vai darba devēja un darbinieka vienošanos. Atvaļinājuma grafika paraugā ir iekļauta visa informācija, kas ir nepieciešama sastādot rīkojumu par atvaļinājuma piešķiršanu, piem. aizvietotājs, atvaļinājuma pārnešana u.tt. Grafiku var izmanot apkopojot statistiku par atvaļinājumu laikiem, par pārnestajiem atvaļinājumiem u.c.
