Lietišķā sarakste e-vidē

Vājākais posms jūsu e-pastos
1. Nepareizs laiks un datums
Ja jūsu datorā nav noregulēts pareizs laiks un datums, tas varētu radīt neskaidrības. Centieties sekot saviem e-pastiem un palīdziet arī citiem, pareizi noregulējot laiku un datumu.
2. Neskaidra tēmas rinda (subject line)
Lasītāji, kuriem ir apjomīga iesūtne, neatvērs jūsu “Steidzami”, “Uzziņa”, iezīmēto e-pastu. Izdomājiet gudru tēmas rindu.
Tai jābūt
Konkrētai
Nozīmīgai
Atbilstošai
Svarīgai
Pārdomātai
3. Bez uzrunas un bez noslēguma
Daudziem cilvēkiem nepatīk saņemt e-pastus bez šīm pieklājības formām. Uzrunai (Sveiki, Cienījamā Aelitas kundze) ir divi galvenie iemesli. Pirmkārt, tas ir vienkārši un pieklājīgi un, otrkārt, tas saņēmējam apstiprina, ka ziņa ir sūtīta tieši viņam un ka tas nav cc vai bcc. Noslēgumam ir divi pamatoti iemesli: pirmkārt, tā ir atkal pieklājība, un otrkārt, tas apstiprina, ka ziņa ir pabeigta. Vienkārši!
4. Slikts formāts (poor formatting)
E-pasta saņēmējus apgrūtina tas, ka e-pasts ir ļoti garš un bez paragrāfiem. Ziņa izskatīsies izkropļota, ja jūs to noformēsiet paragrāfos. Palīdziet e-pasta saņēmējam un pats sev, saistoši formatējot ziņu un atstājot tukšu rindu starp paragrāfiem.
5. Neskaidri e-pasti
Iespējams, ka skaidrībā ar 4.punktu cilvēki mēdz sūdzēties – daudzi saņemtie e-pasti ir neskaidri, un līdz ar to viņi nezina, kāpēc ziņa ir atsūtīta un ko no viņiem prasa darīt. Atliciniet sev laiku uzrakstiet ziņu rūpīgi, pēc tam pārbaudiet, vai tā lasītājam būs viegli uztverama, pēc tam pirms nosūtīšanas to vēlreiz pārbaudiet.
6. Meklējot atbildi
Atkal saistībā ar 4. un 5.punktu -, ja ziņa ir izkropļota un slikti strukturēta, e-pasta saņēmējam to nākas atkal un atkal pārlasīt un brīnīties, kādai jābūt atbildei. Atcerieties 3 R – jums jāizvirza Reader/lasītājs sagaidāmās Response/atbildes virzienā, citādi jūs nekad nevarat būt pārliecināts par īsto results/rezultāta sasniegšanu.
7. Nedraudzīgs tonis
E-pastos ir grūti iekļaut emocijas, un daži cilvēki raksta tieši to, ko viņi vēlas sacīt, pārdomājot par balss toni, ko mēdz izmantot, lai signalizētu par savām emocijām. E-pastā mums ir tikai vārdi. Bez pareiza toņa viegli var rasties pārpratums – jūs varat aizvainot vai pat zaudēt kādu svarīgu biznesa partneri vai pat draugu! Labi rakstītāji iemācās rūpīgi izvēlēties vārdus un rakstīt pareizā stilā un toni.
8. CC visai pasaulei
Sūtīt cc visiem un ikvienam kļuvis pārāk viegli, un to daudzi cilvēki arī dara. Tā rezultātā rodas pārpildītas iesūtnes un tiek tērēts daudz laika. Tāpēc sūtiet cc tikai tiem cilvēkiem, kuriem tas jāzina, nevis visiem, kurus jūs zināt.
…