Lai pēc iespējas precīzāk nodotu informāciju pa telefonu, jāievēro vispārpieņemtie sarunu un informācijas precizēšanas noteikumi.
Telefonu sakaru tabulā valstu un apdzīvoto vietu nosaukumiem jābūt sakārtotiem alfabētiskā secībā, starptautisko un Latvijas sarakstu jāveido atsevišķi.
Telefona aparātam jābūt tehniskā kārtībā un ērti pieejamam.
Runājot pa telefonu:
Jāievēro visas pieklājības formas, jo tieši saruna pārstāv iestādi vai firmu.
Saruna jāiesāk ar sasveicināšanos, jābeidz ar atvadu sveicienu.
Jāstādās priekšā un jānosauc sava iestāde vai firma, līdz ar to jāuzņemas atbildība par pareizu informācijas sniegšanu noteiktajā laikā, kā arī par tās pareizību.
Pēc priekšā stādīšanās jāpajautā sarunas partnera vārds un zvanīšanas iemesls.
Jāpiešķir balsij mazliet maiguma un laipnības, jo ar telefona aparāta starpniecību tā iegūst savādāku intonāciju.
Pietiekami bieži jāietur nepieciešamā garuma pauzes, lai sarunas partneris spētu netraucēti nodot tālāk informāciju.
Jāpilda solījumi-tādēļ ir vēlams pateikt sarunas partnerim solījuma izpildes termiņu, ja apsolīto neizdodas izpildīt noteiktajā laikā, par to nekavējoties jāinformē.
Jāatzīmē visas telefona sarunas.
Jābūt pacietīgam.…
