Profilaktisko pošu karte tiek aizpildīta par katru bērnu. Pošu kartes tiek sakārtotas kartotēkā pēc nākamās potes mēneša, kas nodrošina ikmēneša potējamo bērnu uzskaiti. Bērna aiziešanas no bērnu patversmes gadījumā, tiek izdots kartes dublikāts. Profilaktisko pošu karte paliek iestādē un tiek glabāta 5 gadus iestādes arhīvā. Ziņas par ienākošajiem bērniem tiek reģistrētas bērnu uzņemšanas žurnālā, kurš tiek numurēts, cauršūts, apzīmogots un tiek glabāts bērnu patversmes arhīvā pastāvīgi. Ja bērns tiek ievietots slimnīcā, to atzīmē bērna attīstības kartē. Bērnu pārvešana uz speciālajām iestādēm tiek īstenota atbilstoši medicīniski pedagoģiskās komisijas lēmumam.
Ja bērns tiek adoptēts, bērna pieņemšanas žurnālā tiek atzīmēta bērna atdošana bez adoptētāja datiem, datuma un lēmējiestādes lēmuma. Šie dati glabājas pie bērnu patversmes galvenā ārsta un tiek uzrādīti tikai izmeklēšanas un tiesu orgāniem pēc oficiāla pieprasījuma.
Vispārīgās prasības medicīniskās dokumentācijas aizpildīšanā: drošība, medicīniskā lietpratība, ierakstu pilnība un savlaicīgums. Medicīniskā dokumentācija pēc sava rakstura attiecināma uz dienesta rakstura dokumentāciju un drīkst būt pieejama tikai personām, kuras profesionāli saistītas ar to.
…
