Kad darbā tiek pieņemts darbinieks, ar to tiek noslēgts Darba līgums, kā arī tam tiek izsniegts amata apraksts, kurā tiek noteikti pienākumi, tiesības un atbildība, lai nerastos situācijas, kad darbinieks cenšas izvairīties no kāda darba pienākuma vai tiek novelta sava atbildību uz kādu citu. Darbiniekiem netiek uzlikti papildus pienākumi, kuru veikšana neatbilst viņu ieņemtajam amatam, jo tiek algoti tik daudz darbinieku, cik ir nepieciešams, lai varētu sadalīt visus nepieciešamos pienākumus. Visiem, kuri dara vienādu darbu ir vienādi amatu apraksti, taču ir iekšējs darbu sadalījums, kas atrunā katra darbinieka tiešos pienākumus. Lai visi darbi tiku paveikti precīzi un kārtīgi, lai nerastos situācija, kad pienākumi pārklājas vai kāds darbs netiek padarīts, nepieciešama prasmīga pienākumu sadale šo darbinieku vidū. Tehnisko darbinieku darba kvalitāti uzrauga daļas vadītāja, kuras pakļautībā atrodas viss tehniskais personāls.
Kārtība, kādā tiek organizēts darbinieku darbs, ir pavisam savādāka. Iestādei ir divas daļas : vienā tiek pieņemti klienti un viņu iesniegtie iesniegumi, dokumenti un reģistrēti iekšējā sistēmā, tā klientu apkalpošanas daļa. Otra ir dokumentu apstrādes daļa, kurā tiek nodoti klientu daļa saņemtie un reģistrētie dokumenti tālākai apstrādei. Apstrādes daļā katram ierēdnim tiek iedalīti konkrēta veida dokumenti, kuri jāapstrādā, ja šo dokumentu apjoms ir liels tie katram darbiniekam tiek izdalīti pa konkrētiem burtiem, par kuriem viņam jāatbild un jāapstrādā. šajos apstākļos, kad darbinieku slodze palielinās, jo tiek samazināti darbinieku un palielinās klientu plūsmu, līdz ar to vairāk kļūst arī pieprasītie pakalpojumi, šajā iestādē darbs netiek organizēts, lai ātrāk sniegtu cilvēkam pakalpojumu, jo daļas vadītāja par neinteresējas, bet uzskata, ka viss ir kārtībā, tāpēc darbu organizēšana ir atkarīga no katra darbinieka iniciatīvas un godaprāta. …
1.DAĻA. IEKŠĒJĀS KONTROLES APRAKSTS Sava mājas darba izstrādei izmantoju savu pašreizējo darba vietu – valsts iestādi ‘’X’’. Kā jau katrā iestādē, kura atbilst visām normatīvu prasībām ir izstrādāta un veiksmīgi darbojas iekšējā kontroles sistēma. Tā kā visām iestādes nodaļām ir viena kopēja - centralizētā grāmatvedība, tad varēšu aprakstīt tikai iestādē pastāvošo vadības jeb administratīvo kontroli. Iekšējās kontroles aprakstam iestādē īsumā izmantoju šādu plānveida izklāstu: Personāla kompetence Darbinieku pienākumu sadalījums Iestādes programmatūras un dokumentācija Likumdošanas ievērošana 1. VALSTS IESTĀDES PERSONĀLA KOPETENCE Iestādes darbinieku skaits ir 30, no kuriem 25 ir tiešā darba darītāji – inspektori, vecākie inspektori un daļu vadītāji, kuri veic arī vecāko inspektoru funkcijas un pārējie – tehniskie darbinieki. Darbinieki ir ar augstu profesionālo kompetenci, 13 no tiem ir ar augstāko izglītību. No kopējā darbinieku skaita neviens nav ieguvis maģistra grādu. Pieļaujot izņēmumus, kas atrakstīti likumā, 7 darbinieki ir ar vidējo profesionālo izglītību un 5 ar vidējo vispārējo izglītību, taču 11 pašreiz iegūst augstāko izglītību, diviem, ņemot vērā darbinieka vecuma, nav prasība iegūt augstāko izglītību. SECINĀJUMI UN PRIEKŠLIKUMI Iestādes iekšējās kontroles sistēma ir laba un tā pilnībā nodrošina iestādes veiksmīgu darbību. Valsts iestāde ievēro visus LR likumus, normatīvos aktus un normatīvus, kas reglamentē attiecīgās valsts iestādes darbību un vadību. Valsts iestādei regulāri nākas saskarties ar dažādām pārbaudēm un kontrolēm, tādēļ ir neiespējami pārkāp kādas normatīvās prasības vai censties izvairīties no to neievērošanas. Visa dokumentācija tiek kārtota atbilstoši LR pastāvošajiem normatīvajiem aktiem. Ierobežotās pieejas dokumentācija un informācija tiek rūpīgi aizsargāta, lai nerastos problēmas ar tās izpaušanu personām, uz kurām tā neattiecas. Iestāde savā darbībā kontrolē darbinieku amata pienākumu rūpīgu izpildi, nodrošinot darbiniekus ar amata aprakstu un citas dokumentācijas precīzu izstrādi, lai nerastos kļūmes iestādes darbībā. Darbinieki ir galvenā iestādes vērtība un tādēļ tie ir rūpīgi jāuzmana. Darbinieki tiek atbalstīti visās aktivitātēs, kas saistītas ar profesionālās kompetences paaugstināšanu līdz ar to ir iespējams sniegt augstāku pakalpojumu kvalitāti. 2. DAĻA. VADĪBAS APGALVOJUMI ATTIECĪBĀ UZ BILANCES POSTENI ‘’KRĀJUMI’’ Apgalvojums Procedūras Attiecas uz esamību Pārbauda vai pareizi uzskaitītas preces, vai grāmatvedības datu skaits atbilst reālajam, pārbauda reālo atlikumu precēm noliktavā, to salīdzinot ar grāmatvedības programmas uzskaites datiem. Attiecas uz tiesībām un pienākumiem Pārbauda vai preces atbilst noteiktajiem standartiem, vai uzņēmumam ir licence to pārdošanai. Attiecas uz notikušo Pārbauda grāmatvedībā reģistrētu operāciju par preces pasūtījuma pieņemšanu, veic preču krājumu inventarizāciju. Attiecas uz pilnīgumu Pārbauda vai visi dati par preču piegādātāju saistībām atbilst norādītajiem grāmatvedības uzskaitē, vai preču daudzums atbilst saņemtajam un realizētajam, meklē neuzrādītas saistības, neuzrādītus darījumus. Attiecas uz novērtējumu Pārbauda vai preču atlikums novērtēts pareizi, pārbauda vai precēm nav beidzies derīguma termiņš, vai tās atbilst to uzrādītajai vērtībai Attiecas uz precizitāti Pārbauda vai preču saņemšanas pavadzīmes un realizācija aprēķina precīzi, pārrēķina summas preču iegādes un realizācijas dokumentos Attiecas uz uzrādīšanu un skaidrošanu Pārbauda vai finanšu pārskata pielikumā ir ieķīlātie objekti par saņemtajiem kredītiem preču iegādei, pārbauda finanšu pārskata pielikumus, saistības un ieķīlāto objektu esamību.
