11. DOKUMENTU IZNĪCINĀŠANAS KĀRTĪBA
Par dokumentiem (neatkarīgi no informācijas nesēja formas), kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, izstrādā dokumentu iznīcināšanas aktu (skat. Pielikumu Nr.3)
Minētajā aktā neiekļauj īslaicīgi glabājamās lietas un dokumentus, ja par attiecīgo dokumentu pārvaldības periodu nav veikta pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšana.
Dokumentu iznīcināšanas aktā vienāda veida dokumentu un lietu nosaukumus ieraksta tikai vienu reizi, norādot to datējumu un kopskaitu.
Dokumentu iznīcināšanas aktu, ekspertu komisija vai šo noteikumu 13.2.apakšpunktā minētā persona:
• pārbauda, vai ir ievēroti iznīcināšanai atlasīto lietu glabāšanas termiņi;
• salīdzina iznīcināmo lietu faktisko skaitu ar aktā norādīto lietu skaitu.
• dokumentu iznīcināšanas aktu sagatavo un nosūta Latvijas Nacionālajam arhīvam papīra formā divos eksemplāros. Pēc saskaņošanas vienu minētā akta eksemplāru Latvijas Nacionālais arhīvs atdod institūcijai.
Latvijas Nacionālais arhīvs:
• informē institūciju par veicamajām izmaiņām vai precizējumiem aktos;
• triju mēnešu laikā saskaņo dokumentu iznīcināšanas aktus.
Pēc Latvijas Nacionālā arhīva saskaņojuma saņemšanas institūcija organizē dokumentu iznīcināšanu. Par dokumentu iznīcināšanu izdara atzīmi dokumentu iznīcināšanas aktā. Atzīmē norāda datumu, kad dokuments iznīcināts vai nodots iznīcināšanai, kā arī par dokumentu iznīcināšanu vai nodošanu iznīcināšanai atbildīgās personas amatu, vārdu, uzvārdu un parakstu. Ja institūcija noslēgusi līgumu par dokumentu iznīcināšanu, norāda datumu, kad dokuments nodots iznīcināšanai, un atsauci uz līgumu.
…
